Implementasi Knowledge Management dalam Organisasi

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1  Latar Belakang Masalah

Knowldege management menjadi bidang yang penting dalam proses pembelajaran sebuah organisasi. Pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi harus mampu memberikan kemajuan bagi organisasi itu sendiri. Agar organisasi dapat bertahan hidup, maka diwajibkan agar setiap orang yang ada di dalam organisasi sharing penge-tahuan. Untuk itu dibutuhkan manajemen yang kuat agar pengetahuan tersebut mengakar di setiap individu dalam organisasi dan tidak hilang begitu saja dengan didukung infrastruktur untuk penyebaran informasi di lingkungan organisasi.        

 Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kom-petitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.                                                                                                                      Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu perolehan dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja organisasi. Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga pencapaiannya akan merupakan suatu bencana bagi dunia bisnis, oleh karena itu diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka pengembangan SDM dalam organisasi. Dari sinilah istilah mana-jemen pengetahuan berkembang sebagai suatu bagian penting dan strategis dalam pengelolaan SDM pada Perusahaan/organisasi.                                                                                  Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun dapat dimanfaatkan oleh organisasi dengan tetap memberikan otonomi pengembangannya pada individu tersebut. Dalam hubungan ini belajar dan pembelajaran menjadi kata kunci dalam peningkatan kapasitas penge-tahuan, oleh karenanya menjadikan individu sebagai pembelajar merupakan kondisi yang diperlukan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui pengintegrasiannya dengan proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu melakukan pengembangan dirinya menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya dalam kondisi yang demikian individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia pembelajar.                                              

  Pentingnya Learning Organization telah lama menjadi perhatian para ahli organisasi, terutama semenjak terbitnya buku karya Peter Senge “The Fifth Discipline” pada tahun 1990, disamping itu organisasi-organisasi baik organisasi bisnis maupun non bisnis juga telah mencoba mengembangkan konsep tersebut dalam upaya menjadikan organisasi mereka kompetitif, dan dalam konteks itulah manajemen pengetahuan menjadi amat penting, karena dengan pengelolaan yang tepat dapat menjadi suatu kekuatan kompetitif yang tangguh yang diperlukan sekali dalam perkembangan global dewasa ini. Berikut ini akan dikemukakan makna manajemen pengetahuan dengan menggunakan rujukan utama buku yang ditulis oleh Christina Evans berjudul Managing for Knowledge, HR’s Strategic Role.

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan Latar belakang masalah maka rumusan masalah pada penelitian ini yaitu bagaimana implementasi Knowledge Management dalam Organisasi?

1.3  Tujuan Penulisan

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah di atas maka tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mendeskripsikan implementasi Knowledge Management dalam Organisasi

 

BAB II

PEMBAHASAN

 

2.1 Definisi Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan

Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan berdasarkan dua sisi yaitu secara operasional dan strategis. Knowledge Management secara operasional artinya manajemen pengetahuan merupakan aktifitas perusahaan atau organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan knowledge management secara strategis artinya manajemen pengetahuan merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi atau perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan. Berikut ini merupakan definisi-definisi tentang knowledge management (KM) :

·       HarvardCollege (1999), Knowledge Management merupakan suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan oleh masing-masing individu didalam perusahaan tersebut untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalau tersedia bilamana dibutuhkan (Sembel & Santoso, 2002:195 ).

·       Amrit Tiwana, Knowledge Management merupakan pengelolaan pengetahuan secara terorganisasi untuk membuat nilai bisnis dan membangkitkan keuntungan yang bersaing (Tiwana, 2000:5).

·       Kirk Klassio Knowledge Management merupakan kemampuan untuk membuat dan menguasai nilai tinggi dari inti persaingan bisnis (Tiwana, 2000:5).

 

 

2.2  Pengertian Umum Mengenai Knowledge Management

Knowledge Management atau manajemen pengetahuan dapat diartikan sebagai satu kesatuan manifestasi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan itu sendiri. Pembuatan (creation) pengetahuan adalah proses perbaikan dari pengetahuan yang ada melalui proses pengalaman yang ada.                                               

 Biasanya proses ini terjadi ketika ada deteksi kesalahan dan perbaikannya. Lesson learned merupakan salah satu contoh output dari pembuatan pengetahuan. Pembauran (assimilation) pengetahuan merupakan proses pengumpulan yaitu proses penyimpanan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah ada di organisasi atau perusahaan. Penyebaran (dissemination) pengetahuan merupakan proses pengambilan dan penyebaran pengetahuan untuk dipergunakan dalam proses pengalaman yang lainnya. Penerapan (application) pengetahuan merupakan proses pemanfaatan pengetahuan untuk mebantu penyelesaian masalah yang sedang dihadapi organisasi atau perusahaan. Knowledge Management atau manajemen pengetahuan sejatinya merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis pada pengetahuan (knowledge basic).

2.3  Proses Penciptaan Pengetahuan

Penciptaan pengetahuan, dilakukan dengan proses berikut ini :

Gambar 2.1 : Penciptaan Knowledge Management                                                      

 Sumber : Nonaka dan Takeuchi (2004)

Berdasarkan gambar di atas, proses penciptaan pengetahuan terdiri dari : socialization (sosialisasi), externalization (eksternalisasi), combination (kombinasi), dan internalization (internalisasi) atau biasa disingkat SECI.                         

 Proses sosialisasi merupakan perubahan pengetahuan dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Proses sosialisasi dapat dilakukan melalui pertemuan tatap muka seperti rapat, diskusi, pertemuan bulanan, pendidikan dan pelatihan (training) dengan mengubah tacit trainier menjadi tacit knowledge para karyawan. Sementara untuk proses eksternalisasi merupakan perubahan pengetahuan dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Proses eksternalisasi dapat terwujud di antaranya melalui pendokumentasian notulen rapat atau hasil diskusi (yang merupakan bentuk eksplisit dari knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan/sosialisasi) ke dalam bentuk elektronik untuk kemudian disimpan dan dipublikasikan bagi yang membutuhkan melalui sistem informasi yang ada di organisasi.  Kemudian untuk proses kombinasi terjadi ketika knowledge yang bersifat explicit ditransfer menjadi explicit knowledge. Sedangkan proses internalisasi terbentuk melalui perubahan explicit knowledge ke tacit  knowledge.

 

2.4  Tipe Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

Banyak perusahaan dan pakar mencoba untuk mengklasifikasikan knowledge management yang sudah dilakukan di dalam perusahaan-perusahaan, bahkan ada perusahaan seperti Xerox melalui Chief Knowledge Officer (CKO), telah mengumpulkan semua studi kasus dan informasi mengenai proyek manajemen pengetahuan perusahaan, hal ini dilakukan untuk mencari bentuk atau tipe manajemen pengetahuan atau knowledge management yang tepat untuk diterapkan di dalam perusahaannya secara penuh.                                                                                     

 Secara umum proses ini dapat dikategorikan dalam dua bentuk yaitu knowledge management atau manajemen pengetahuan yang mencakup semua lini dalam perusahaan dan knowledge management yang dilakukan dalam satu departemen, bisnis unit atau fungsi bisnis tententu. Dan pada tahap awal knowledge management atau manajemen pengetahuan bisa dimulai dari lingkungan yang kecil seperti departemen, fungsi ataupun unit bisnis, sehingga proses pembudayaan knowledge management akan lebih mudah dikontrol dan dievaluasi. Proses knowledge management atau manajemen pengetahuan dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu :

·       Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi / perusahaan, seperti disain produk, proposal dan laporan proyek, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.

·       Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Proyek ini biasanya melibatkan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database seperti lotus notes.

·       Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Projek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.

·       Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengan menjadikan lebih explisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.

·       Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk perusahaan.

·       Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber external. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam proyek ini perusahaan/organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.

2.5  Manfaat Penerapan Knowledge Management

Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:

1.     Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.

2.     Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.

3.     Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

4.     Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

2.6  Implementasi Knowledge Management dalam Suatu Organisasi

Penerapan knowledge management pada suatu organisasi merupakan proses panjang dan lama, yang mencakup perubahan perilaku semua karyawan. Upaya mengubah perilaku ini bukanlah kegiatan masa kini saja, tapi persoalannya sekarang adalah mensinkronkan upaya perubahan ini dengan keseluruhan strategi pelaksaan organisasi. Beberapa teknik knowledge management sudah dilakukan sejak dulu. Misalnya, pengaktifan komunitas praktisi sudah sejak lama menjadi perhatian dari hubungan masyrakat internal (internal public relations), disamping itu pangkalan data knowledge harus memperhatikan ciri-ciri yang sama dengan pangkalan data dalam sistem informasi. Persoalannya sekarang adalah bagaimana teknik-teknik “tradisional” yang kemudian menjadi relevan dengan perubahan organisasi.

 

 

2.6.1      Faktor-Faktor Penting Dalam Implementasi Knowledge Management

Berikut faktor penting dalam Implementasi Knowmedge Management:

·       Manusia, Baik berupa tacit knowledge ataupun explicit knowledge yang mampu disharing/transfer dalam institusi atau organisasi.

·       Leadership, Keberhasilan KM didukung peran pemimpin dalam membangun visi yang kuat dengan menggalang dan mengarahkan partisipasi semua anggota organisasi dalam mewujudkan visinya.

·       Teknologi, Dukungan infrastruktur/fasilitas yang kuat dalam penyebaran informasi pada orang yang tepat dan waktu yang tepat pula.

·       Organisasi, Aspek pengaturan yang jelas dalam hal ini termasuk reward yang berpartisipasi dalam penyebaran informasi.

·       Learning, Kemauan belajar untuk setiap individu sehingga muncul ide-ide, inovasi dan pengetahuan baru, yang menjadi komoditas utama dalam Knowledge Management.

Strategi sangat penting dalam sistem pengelolaan knowledge. Implementasi sistem pengelolaan knowledge dan jenis teknologi yang diimplementasikan akan tergambar dan jenis teknologi yang diimplementasikan akan tergambar pada strateginya.

Strategi yang dapat ditempuh yaitu :

ü  Merumuskan budaya knowldege sharing diorganisasi, yang menekankan pada kewajiban untuk menggali dan membagi knowledge kepada semua karyawan.

ü  Membangun rasa saling percaya diantara SDM organisasi, terlepas dari kedudukan, kecerdasan, dan kinerjanya.

ü  Sistem penghargaan karena adanya aktivitas berbagi dan memanfaatkan knowldege. Karyawan yang banyak melakukan aktivitas berbagi knowledge melalui kegiatan yang ada dikantor (aktif dalam membentuk kelompok-kelompok diskusi informal untuk pengembangan diri, menjadi pengajar dalam kegiatan pelatihan organisasi) akan memperolah angka kredit tertentu untuk diberi penghargaan. Hal ini diharapkan akan mendorong motivasi karyawan dalam berbagi knowledge.

ü  Rotasi kerja, dalam hal ini pertukaran karyawan, dialukan secara teratur sesuai dengan perencanaan karier karyawan, yang memungkinkan aktivitas penyebaran dan peningkatan knowledge.

ü  Menyediakan sarana atau media dalam melakukan aktivitas berbagi knowledge. Organisasi dapat memanfaatkan ruang diskusi, ruang presentasi/seminar yang telah dimiliki sebagai media untuk berbagi knowledge. Selain itu, dengan menyediakan fasilitas Collaboration, Content Management, dan Learning maka karyawan akan lebih mudah mengakses informasi dan knowledge, bertukar informasi dan knowledge melaui diskusi suatu topik secara online, sehingga budaya menciptakan dan berbagi knowledge akan tumbuh dengan sendirinya diorganisasi.

ü  Kepemimpinan dari jajaran direksi dan managemen yang mendukung penerapan Knowledge Management ini.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Pengetahuan merupakan sumber daya yang sangat penting pada saat sekarang. Jadi, mengidenfikasi, menyimpan dan menerapkan pengetahuan dalam sebuah organisasi bisa membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Dan salah satu upaya mengelola pengetahuan dalam sebuah organisasi adalah dengan menerapkan Knowledge Management. Melalui KM akan teridentifikasi pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki sebuah organisasi untuk meningkatkan kinerja dan menghasilkan berbagai inovasi.                                                                                                            Tidak dapat dipungkiri bahwa peran manusia dalam penerapan KM begitu penting, karena merakalah yang akan mengelola dan juga menggunakan KM yang ada pada organisasi tersebut. Maka dari itu dibutuhkan komitmen yang kuat dari karyawan untuk membantu dalam terlaksananya KM dalam sebuah organisasi agar terciptanya motivasi untuk mutu dan kualitas dalam pengembangan karyawan menjadi lebih baik lagi dari sebelumnya, dan baik individu, kelompok ataupun organisasi harus mampu bertahan diera yang penuh ketidak-pastian ini. Organisasi pembelajar yang berisi individu pembelajar yang didukung infrastruktur yang kuat mulai dari pengadaan informasi sampai dengan pengetahuan yang terstruktur, untuk selanjutnya disosialisasikan untuk menghasilkan nilai-nilai baru dalam organisasi. Dimana nilai-nilai baru tersebut mengubah cara pandang setiap elemen organisasi untuk melakukan pengembangan ke arah yang lebih baik.

3.2  Saran

Berdasarkan Isi dan kesimpulan makalah di atas maka saran penulis adalah:

1.     Diharapkan kepada mahasiswa,  makalah ini bisa menjadi salah satu referensi pada mata kuliah Manajemen Perubahan

2.     Diharapkan kepada pembaca, makalah ini bisa menambah wawasan pembaca tentang Manajemen Perubahan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

 

http://sarah-a-fisip11.web.unair.ac.id/artikel_detail-86977-Umum Implementasi %20Knowledge%20Management%20Dalam%20Suatu%20Organisasi.html (Di akses tanggal 17 Oktober 2016)

http://www.esaunggul.ac.id/article/penerapan-knowledge-management-dalam-organisasi/ (Diakses tanggal 17 Oktober 2016)

http://www.bppk.kemenkeu.go.id/berita-makassar/19407-knowledge-manage m ent-km-dalam-organisasi-publik (Diakses tanggal 17 Oktober 2016)

http://wisatahary.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2011/01/KM.pdf (Diakses tanggal 17 Oktober 2016)